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基建档案建设规范

2012-09-01  规划建设处    访问量:


基建档案建设规范
为提高学院基本建设档案(以下简称基建档案)工作的质量和管理水平,充分发挥基建档案在学院建设工作中的作用,依据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》精神,在参考其它兄弟院校的基本做法的基础上,结合本校实际,制定本规范。
一、基建档案工作的基本原则
(一)凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建类档案。
(二)基建档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
(三)基建档案工作要纳入基建规划、计划,管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
(四)学院基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
二、基建档案归档范围的确定
(一)确定的原则
1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。
(二)归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面,具体范围见附件。
2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。
(三)其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
(四)不归档的文件材料
1、上级关于基建工作普发、不办的文件材料。
2、正式施工前的草图、未定型图纸。
3、重份文件和重份图纸。
4、无查考价值的临时性、事务性文件。
三、基建档案工作岗位职责
(一)分管基建工作的院领导职责
1、组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入学院工作的发展计划中,在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件。
2、定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。
(二) 基建管理部门领导的职责
1、制定和健全基建工作管理制度,确保基建文件材料的形成积累,将基建档案纳入日常管理工作之中,并监督有关部门执行;指导本部门专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高。
2、加强同档案馆(室)联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量。
3、负责组织基建项目形成的应归档的文件材料的整理归档工作。
4、指导基建档案的鉴定工作。
(三) 基建部门专(兼)职档案人员职责
1、负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。
2、负责检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征,把好文件材料形成的质量关。
3、将收集、积累的基建文件材料,整理、装订整齐,并及时向学院档案馆移交。
4、完成学院档案馆委托的其他有关任务。
(四)学院档案馆职责
1、贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定学院基建档案工作各项规章制度。
2、监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查验收基建档案是否完整、准确和系统。
3、负责基建档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作
4、积极开发基建档案资料信息资源,充分发挥其作用。
5、遵守国家有关法规,保证基建档案的安全。
四、基建文件材料的归档流程
(一) 形成积累
1、基建部门接到基建项目后,项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
2、基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
3、基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学院基建项目小组汇总、整理。
4、归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图象清晰符合标准。
(二) 整理方法
基建档案分为二级类目,单项工程成套整理,以件为单元。
1、装订
归档文件材料按件装订,统一在左侧装订,要求文件材料左、下侧边整齐。装订时,正本在前,附件在后;原件在前,复制件在后;批复在前,请示在后;图纸可以一组有机联系的图纸为一件或单张为一件,蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格;成册材料的为自然件。
2、分类方案
归档文件采用年度—问题(或项目)—保管期限方法进行分类。
分年度:综合管理的文件材料归入其形成年度,项目的文件材料归入其竣工年度。
分问题(或项目):基建档案分为二级类目,即综合材料、单个项目工程材料。
再在二级类目内分保管期限:定为永久、长期、短期。具体保管期限见附件。
3、排列
归档文件在二级类目内,按保管期限排列,在同一保管期限内将文件材料顺序排列,报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件的附图紧跟其正文排列在项目材料的前面。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、水工竣工图、电工竣工图、气管竣工图、更改图)。
4、编号
归档文件应依排列顺序逐件编号,在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容,其中保管期限、问题项填写其代码号。件号编制方法为:在二级类目内同一保管期限编一个流水号,从“1”开始标注流水件号。
5、编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
6、将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目,档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
7、备考表
备考表置于盒内文件之后,并填写表内项目内容,其中盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
8、由项目工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一盒档案的前面。
(三)归档验收
1、学院档案馆应是工程验收小组成员,会同学院基建部门负责基建文件材料的验收工作。
2、基建项目在验收后两个月内归档,档案馆要认真进行审查、验收归档的档案资料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
3、由基建部门编制移交目录,一式俩份,连同档案经学院档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。
4、基建文件材料归档后,在改造、维修中所产生的基建文件材料,基建部门应随时整理,向档案馆补充归档。
五、基建档案的管理
(一)分类编号
基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下:20××—JJ11~n—Y或C或D—1~n
1、“20××”为年度号,使用自然年度;
2、基建类档案分类号(标识:JJ)为一级类目,按二级类目分类,其中分为综合和单个项目类目。综合分类号标识为:JJ11;单个项目其代码从12开始标注,分类号标识为:JJ12(多个项目分类号继而依次层累为JJ13……JJ99,但10、20……等带“0”的数字不用);
3、保管期限号标识为Y或C或D。Y为永久代号、C为长期代号、D为短期代号;
4、1~n为件号,不同的保管期限分别编流水件号。
(二)利用计算机进行管理
将著录数据存贮于计算机档案管理软件中,利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。
(三)排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放,档案柜应有档案存放标示牌。
(四)保管
1、基建档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2、库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
3、库房标准温度为14—24℃,标准相对湿度为45—60%。
4、档案入库时应检查账、物相符。
5、档案馆应对档案的安全定期组织检查,记录在案,发现问题,及时解决,对破损、褪变档案要及时修补复制。
(五)鉴定和销毁
1、档案馆根据本规范规定,对已满期的档案进行鉴定。长期保管的基建项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
2、档案馆和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,对到期的档案做出销毁或延长保管期限的意见,登记造册经分管校领导批准后,方可销毁。
3、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
(六)统计
1、档案馆要确定专人负责统计,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据,按省档案局的要求及时报送各种报表。
2、档案馆对统计数字进行综合分析,找出存在问题,提出改进措施、建议,报告学院领导。
六、基建档案的开发利用
(一)档案馆人员要熟悉库藏,努力开发利用基建档案信息资源,为提高学院管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
(二)借阅档案
1、档案馆应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。
2、按《学院档案借阅制度》等规定,借阅档案。
(三)根据基建管理工作的需要,积极创造条件,编辑各种形式的参考资料为利用者服务。
(四)充分发挥基建档案的法律凭证作用,为保护房地产等权益提供凭证。


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